開示会社：ITbookHD(1447)
開示書類：再発防止策および関係者の処分等に関するお知らせ
開示日時：2023/09/26 18:00

＜引用＞
当社は、2023年8月31日付「特別調査委員会の調査報告書の受領に関するお知らせ」において公表しました、特別調査委員会の調査報告書による再発防止策の提言を真摯に受け止め、再発防止策の検討を行ってまいりました。当社は、本日開催の取締役会において、本件に関する再発防止策および本件不正行為に対する関係者の処分を決議いたしました。

＜引用詳細＞
1.再発防止について
本報告書に記載の当社が実施済の再発防止策、および特別調査委員会からの提言を基に策定した再発防止策は以下のとおりであります。
(1)コンプライアンスの強化
グループ全役職員を対象としたコンプライアンス研修を2022年度から年に1度の実施を必須としており、2023年度については、今回の不正事件の対応も含めて見直し、2023年度中に実施の予定です。
(2)グループ内部管理体制の強化
①内部監査室の体制強化(2022年5月から2023年1月にかけて、内部監査室を3名から6名
に増員)、経理部門を中心とした管理本部の体制強化(2022年11月に公認会計士の資格を有する管理本部長兼CFOの採用、2022年5月末12名から2023年8月末20名へ増員)
②関係会社管理規程およびグループ各社の職務権限規程の整備および実効性の確認(2023年度
中に完了予定)
(3)子会社内部管理体制の強化(ITbookテクノロジー株式会社およびITbook株式会社)
①経営陣の刷新による組織改革の実施(2023年10月に完了予定)
②内部統制監査における監査プロセスにて、特に売上・在庫プロセスの監査を強化(2023年12
月までに整備状況を評価、2024年3月までに完了予定)
(4)開示制度および会計に関するリテラシーを向上させるための教育研修
研修内容の確定および外部研修機関の選定を2023年10月中に行い、同年12月中に研修を実施予定。今期中には当社役員、グループ各社役員、およびグループ各社経理責任者の受講を完了する予定です。
(5)適切なグループ各社役員の選任
当社は2018年10月の設立以降、人事部を設置せずにグループ各社で管理を行う状況でした。そのため、2022年4月に当社は当社およびグループ各社の人事機能強化を目的として、HRコミュニケーション部を設置いたしました。現在はグループ各社役員の選任について、HRコミュニケーション部が当社の社内取締役と経営に関するスキルを中心に選任案を作成し、当社の取締役会にて選任決議をしております。さらに今後は以下視点も加え、グループ各社役員としての適性を判断するようにいたします。
①各社における事件、事故、コンプライアンス違反等の事案に対する対応能力および再発防止体
制の構築力(グループリスクコンプライアンス委員会での報告内容を参考に決定)
②該当事業、もしくは業務の内部統制監査結果および業務監査結果(内部監査室の報告内容を参
考に決定)
③グループ各社監査役からの評価
尚、グループ各社における新任の取締役については、前述した役員向けの教育研修(開示制度および会計に関するリテラシーを向上させるための教育研修)を受講することを必須とし、役員としての行動規範を理解した上での職務を遂行させる。
(6)グループ内部通報制度の改善と運用継続
2022年12月より、グループにおいて統一化された内部通報制度を運用開始しております。今後も適切に運用および改善されるようモニタリングやアンケートを行うなど定着に向けた不断の取り組みを実施いたします。また2023年9月に、本報告書の指摘である「通報内容及びその結果を管理本部長に報告するとされているところ、2022年3月期社内調査では、管理本部長に関する通報は期待できないとして当該規程を改定すべきとしている」に対し、管理本部長に関する通報は報告先を常勤監査役とすると内部通報規程を改定しております。
(7)危機管理規程の改定
本報告書による指摘のとおり、当社においては既存の危機管理規定によって経営危機を定義し、危機発生時には管理本部長が事実関係の調査義務や対策本部の設置、取締役会への報告義務などの規定はされておりますが、不正会計の疑義が経営危機に該当するかの明確な記載が無かったことは本不正案件に対処するに際して適切な対処、および対処への時間的な遅れが生じた原因の一つであると認識しております。その反省を踏まえて2023年10月に本規程上に当社の連結財務諸表の重要な虚偽表示が発生した場合を定義に加え、調査に関する監査法人との連携、取締役会への報告等のガイドラインを定めます。
(8)取締役会の運営方法の改善
本報告書において書面決議時の資料取扱い等の取締役会運営に関する問題が指摘されております。2022年11月の当社の管理本部長の交代後は、書面決議については緊急時に限定し、原則として決議は通常の取締役会で行うこととしております。尚、止むを得ず書面決議を行う際は事前に資料を用意し、各取締役および監査役の理解を十分に得た上で決議を行うように運用方法を変更しております。
(9)監査法人との連携強化
監査法人との連携不足が今回の会計不正を生む一因と本報告書から指摘を受けております。2022年11月の管理本部長の交代後は、内部統制上、および会計上の重要論点については事前に監査法人と共有する方針としております。また、2024年3月期より、月次を原則として定期的に監査法人と当社経理部が情報交換を行い連携強化を図っております。
(10)健全な企業風土の醸成に向けた取組みの継続
企業風土の問題については不断の取組みが必要であると認識をしております。現在は以下の具体的な対応策により改善に努めております。
①今期より、当社代表取締役が毎月第1営業日に代表講話としてグループ事業環境、経営状況
等をグループ全役職員に向けて発信し、グループ全体で情報を共有できうる風土醸成に努めております。
②過去においては、当社元代表取締役による発言や姿勢、および不透明な評価が役職員に対し
て相応のプレッシャーを生じさせたことが不正会計発生の一因となっていた可能性があると認識しております。現在はグループ各社役員の評価基準は見直され、透明性のある公平な評価が取締役による協議のもとに行われております。
③上記②同様、業績目標設定に関しても元代表取締役からの高い目標がトップダウン方式で決
定され、その達成過程が不正会計発生の一因となっていたと認識しております。現在は、市場環境、各社業績に基づき各グループ会社代表と協議の上、達成可能な予算を策定する方式に転換しております。また、予実績管理を行う場であるグループ経営会議においてもオープンな質疑応答を踏まえて対応策を協議し、実行する体制としております。
2.関係者の処分等
当社は今回の事態を厳粛に受け止め、経営者の経営責任に関する責任を明確にするとともに、今後の再発防止を徹底する観点から、以下のとおり、当社の役員における報酬の減額、自主返納、およびグループ各社役員等の降格処分を実施することといたしました。
(1)当社
代表取締役社長前俊守月額役員報酬の50%減額(3か月)※取締役副社長松場清志月額役員報酬の10%減額(3か月)社外取締役塚本勲月額役員報酬の10%自主返納(3か月)常勤監査役西山靖月額役員報酬の10%自主返納(3か月)社外監査役三谷総雄月額役員報酬の10%自主返納(3か月)社外監査役岡田憲治月額役員報酬の10%自主返納(3か月)※2023年7月25日付「再発防止策および関係者の処分に関するお知らせ」に記載とは異なる処分となります。
(2)ITbookテクノロジー株式会社
取締役石田伸一取締役退任取締役副社長(システム事業本部長)取締役退任執行役員(システム事業本部副本部長)へ降格取締役副社長(デジタルテクノロジー事業本部長)取締役退任執行役員(デジタルテクノロジー事業本部副本部長)へ降格
(3)従業員について
当事案に関与した従業員2名につきましては、社内規定に則り、降格いたします。



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